PERSIDANGAN DALAM ORGANISASI PADA UMUMNYA
Jenis-jenis Sidang
1. Sidang Pleno
- Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta (Anggota Organisasi) dan peninjau Permusyawaratan.
- Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang.
- Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee (SC).
- Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan.
- Yang termasuk dalam kategori sidang ialah Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadwal, tata tertib dan pemilihan presidium sidang.
2. Sidang Paripurna
- Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta (Anggota Organisasi) dan peninjau Permusyawaratan.
- Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang.
- Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan.
- Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.
3. Sidang Komisi
- Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi.
- Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno.
- Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi.
- Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut.
- Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan.
- Sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum masuk ke sidang Paripurna.
Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC). Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan. Tata tertip di bahas pada saat sidang Pleno sebelum dipilihnya Presedium Sidang.
ATURAN UMUM SEBUAH PERSIDANGAN
PESERTA
1. Peserta Penuh
Hak peserta penuh :
- Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
- Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
- Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
- Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta penuh :
- Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
- Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2. Peserta Peninjau
Hak Peninjau: Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
- Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
- Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :
1 kali ketukan
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
- Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
- Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
- Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1 x ?? menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang. (Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung).
- Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan
- Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 x ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan. (Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal).
- Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
- Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
- Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
- Mengesahkan keputusan final/akhir hasil sidang
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, jam 12.00 WIB sidang pleno Himpunan Mahasiswa Teknik Pertambangan ITM saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, jam 18.00 sidang pleno Himpunan Mahasiswa Teknik Pertambangan ITM saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 1 x 15 menit” tok……….tok.
Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 1 x 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
- Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
- Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
- Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
- Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
- Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
- Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
- Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
- Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (peserta yang hadir dari awal persidangan).
- Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ n + 1) dari peserta yang hadir di persidangan (pouting).
- Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang.
INTERUPSI
Interupsi ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
Macam macam interupsi antara lain.+
+ Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
+ Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (missal : informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
+ Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
+ Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
+ Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang (pimpinan siding).
Catatan : tidak ada interupsi di dalam interupsi, Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat atau anggota dalam organisasi. Tata tertib dibuat sebelum dilakukan persidangan sebagai control selama persidangan berjalan.
SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali atau tergantung kesepakan pada saat membuat Tata tertib), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
PERANGKAT SIDANG:
1. Peserta sidang (Quorum)
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.
2. Presidium atau pimpinan sidang
Ketua (Presidium 1)
Anggota (Presidium 2)
Anggota (Presidium 3)
3. Agenda acara persidangan/materi persidangan
Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft TATIB, AD/ART, GBHO, Kiteria Calon Ketua (MUBES/MUNAS), dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus
4. Ruangan sidang
5. Perlengkapan sidang
Meja, Kursi, Palu siding, Pengeras suara, Laptop dan Printer, Notulensi, Tata tertib persidangan (yang sudah di print) dll.
ISTILAH-ISTILAH PERSIDANGAN
- Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
- Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan apabila tidak didapatkan hasil dari musyawarah dan mufakat.
- Interruption atau interupsi (Memotong pembicaraan).
- Walk out ialah keadaan tidak menyetujui dengan kesepakatan sidang karena persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip mereka dan memilih untuk keluar dari acara persidangan.
- Kliring atau ijin bicara ialah memotong pembicaraan diatas interupsi.
- Pending ialah memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang.
- PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan atau di sahkan oleh pimpinan siding.
- Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.
- Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
- Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik
Up
BalasHapus